Khi nào doanh nghiệp nên bỏ Excel?

Có hơn 2 người cùng chỉnh sửa một file

Tình trạng ghi đè dữ liệu hoặc xung đột phiên bản xảy ra thường xuyên. Việc xác định đâu là bản cập nhật mới nhất trở thành câu hỏi đau đầu hàng ngày.

Một nhân sự chủ chốt nghỉ — cả quy trình dừng lại

Người quản lý file Excel đặc biệt quan trọng vì chỉ họ hiểu các quy tắc tính toán bên trong. Khi họ vắng mặt hoặc nghỉ việc, không ai có thể tiếp quản và vận hành ngay lập tức.

Báo cáo cuối tháng mất hơn 1 ngày để tổng hợp

Số liệu nằm rải rác ở nhiều tệp tin, thư mục và do nhiều người nắm giữ. Việc tổng hợp thủ công hàng tháng là công việc lặp lại tốn nhân lực nhưng không tạo thêm giá trị thặng dư.

Hay phát hiện sai số sau khi đã ra quyết định

Dữ liệu không được cập nhật tức thời dẫn đến quyết định dựa trên thông tin lỗi thời. Việc nhập tay nhiều lần gây ra sai số tích luỹ, thường chỉ được phát hiện khi hậu quả đã xảy ra.

Không nắm được trạng thái đơn hàng / tồn kho / tiến độ ngay lập tức

Phải gọi điện, nhắn tin hỏi trực tiếp để biết "đơn đó đến đâu rồi?" — thay vì chỉ cần mở bảng điều hành để xem dữ liệu ngay lập tức.

File Excel ngày càng phức tạp, chỉ 1-2 người hiểu

Các lệnh tự động (Macro), công thức lồng nhau, bảng ẩn, cột màu theo quy ước riêng. Hướng dẫn nhân viên mới mất nhiều tuần chỉ để họ hiểu cách đọc và sử dụng tệp tin.

Khó mở rộng quy mô vì quy trình nằm trong đầu người, không nằm ở hệ thống

Tuyển thêm người nhưng năng suất không tăng tương ứng vì không có quy trình chuẩn để tuân thủ — mọi thứ vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm cá nhân.